Guia pràctica per la documentació col.lectiva d'esdeveniments

enllaç drecera: GUIA

Guia pràctica per la documentació col.lectiva d'esdeveniments

---

Preparació prèvia a l'esdeveniment

Definiu els objectius de la documentació

Acordeu per a què voleu documentar l'esdeveniment i quin tipus d'esdeveniment és, per exemple:

• En una assamblea:
  • Generar una acta coral
  • Recollir acords, propostes, controvèrsies,...

• En una xerrada o formació:
  • Generar uns apunts rics (amb repartirment de rols, de temes,...)
  • Permetre una conversa en el xat, en paral.lel a la presa d'apunts
  • Recollir enllaços
  • Proposar preguntes

• En un taller de co-creació:
  • Compartir recursos
  • Recollir l'evolució de cada projecte
  • Recollir les presentacions de cada equip

• En unes jornades:
  • Recollir els diagnòstics i avaluacions; els diferents punts de vista
  • Extreure propostes i aportacions per contribuir a debats
  • Sistematitzar els continguts generats
  • Cartografiar actors, projectes, bibliografia, autors,...

• En la construcció d'un projecte:
  • Identificar oportunitats, riscos, mancances...
  • Registrar-ne l'evolució

Escolliu els mitjans que utilitzareu per la documentació

• Presa d'apunts
• Recollida de presentacions i documents (en formats de presentació o PDF)
• Fotografies
• Enregistrament de vídeo/àudio

Creeu una pàgina per l'esdeveniment a Teixidora

Hi ha dues maneres de fer-ho:

• Automàticament: si l'esdeveniment surt en algun dels calendaris que el bot d'agendes de Teixidora segueix
  • Cal anar a la pàgina de seguiment d'agendes, clicar l'agenda concreta i després clicar "import" perquè es crei la pàgina amb la informació que conté el calendari
  • Passats uns minuts la pàgina estarà creada i caldrà obrir-la i clicar "Accions > Modificar" per completar la informació
  • Es poden afegir agendes que estiguin alineades amb els continguts que Teixidora segueix i tinguin un enllaç d'exportació en format iCal
• Manualment: anant al menú "Afegir" a l'esquerra de la barra superior de Teixidora i escollir la opció "Esdeveniment"
  • Cal omplir algunes informacions bàsiques:
    • Títol de l'esdeveniment
    • Data i horari
    • Lloc on es fa (adreça i coordenades)
    • Breu descripció
  • Hi ha altres camps, com més completa sigui la informació de l'esdeveniment millor
  • Un cop ple el formulari apretar el botó de "desar" i s'incorporarà a Teixidora; apareixerà a l'agenda i llistat de Seguim fils i a altres pàgines.

Obriu un pad on escriure

• Trieu a quina granja de pads voleu obrir-lo:
  • https://pad.lamardebits.org (per a activitats de col·lectius, moviments i entitats)
  • https://pad.femprocomuns.cat/ (de la cooperativa femProcomuns)
  • https://beta.etherpad.org (de Etherpad Foundation, dels desenvolupadors del software, no estable)
  • http://etherpad.guifi.net (de guifi.net)
  • https://public.etherpad-mozilla.org (de Mozilla Foundation, per temes de web oberta)
  • https://etherpad.wikimedia.org (del moviment Wikimedia, per temes de coneixement lliure)
  • Altres granges: Riseup, Titanpad, Piratepad,...

• Aneu a la granja que hagueu triat i doneu-li títol al nou pad:
  • feu servir un identificador que us ajudi a sistematitzar i trobar els pads en el futur: nom de l'esdeveniment, la data, un identificador de la sessió, del projecte, etc.

• Escriviu l'identificació de la sessió, trobada, reunió, presentació de projecte, activitat,... a dalt de tot del pad.

• Si us repartiu les tasques, indiqueu les tasques a realitzar i el nom de la persona que s'encarregarà de realitzar-les al costat.

Enllaceu el pad a la pàgina de l'esdeveniment

• Obriu la pàgina de l'esdeveniment a Teixidora (podeu fer servir el cercador - part superior dreta - o buscar-lo a Seguim fils)
• Cliqueu el botó "Accions" i la opció "Modifica" per editar la pàgina amb un formulari
• Aneu a "Documentació" i cliqueu el botó "Afegir apunts". Enganxeu la URL del pad a la casella "URL apunts"
• Cliqueu el botó "Desa la pàgina"

Repartiment de tasques

• Sovint les tasques es reparteixen de forma espontània quan hi ha vàries persones connectades al pad, especialment si algunes d'elles ja tenen experiència en prendre apunts col·laborativament. Es fan relleus en la presa d'apunts, hi ha qui es dedica a millorar errors tipogràfics o ortogràfics, altres a comprovar noms d'autors mencionats o a buscar referències, etc. El chat que porten els pads serveix per coordinar-se o demanar ajuda.
• Depenent del grup però, pot ser útil definir tasques per endavant. Algunes podrien ser:
  • Apuntaire o relator/a: prendre apunts del que es diu (millor si hi ha 2 persones que es puguin anar rellevant)
  • Bussejador/a: comprovar noms de persones, projectes o organitzacions mencionats i corregir-los; buscar enllaços i referències que enriqueixin els apunts
  • Buidaire o extractor/a: va posant els continguts estructurats a la part inferior del pad, detecta, per exemple, projectes mencionats i els llista, o detecta les aportacions de diagnòstic o prepositives i les recull per separat en forma de llista (millor si hi ha 2 persones que puguin fer aquesta tasca)

Estructureu i etiqueteu el pad perquè pugui passar-hi el bot

• Extraurà els apunts i els copiarà automàticament al wiki si el pad està estructurat en seccions o bé etiquetes predefinides,
• Posarà el contingut en els camps corresponents de la pàgina d’esdeveniments, de manera que esdevenen valors de propietats semàntiques.
• Extraurà un recompte de les paraules més freqüents al text i el posarà a la pàgina (eliminant paraules “buides”).
• Cal posar-hi les etiquetes que s’han extreure i la seva correspondència amb paràmetres de la plantilla:
  • S'hi ha dit (Coses significatives que s'han dit.)
  • Conclusions (Conclusions a les quals s'arriba.)
  • Acords (Acords presos en aquest esdeveniment.)
  • Tasques a fer (Tasques que s'ha previst fer.)
  • Temes pendents (Temes que caldrà tractar en propers esdeveniments.)
  • Preguntes obertes (Preguntes que queden obertes.)
  • Alternatives (Identificació d'alternatives existents)
• Hi ha una pàgina al wiki amb totes les etiquetes que el bot pot identificar que indica a quin camp de les plantilles ho posarà.

---

Durant l'esdeveniment

Feu present als assistents que es fa documentació col·laborativa

• Si hi ha un programa a la web que enllaci a una pàgina central sobre documentació o, millor, que cada punt del programa tingui un enllaç al seu pad per prendre apunts
• Abans de cada sessió dediqueu 3 minuts a dir que s'estan prenent apunts col·laborativament i convideu als assistents a participar-hi.
  • Segons l'esdeveniment potser podeu dedicar una mica més de temps a repartir rols
• Que la URL del pad estigui visible a l'espai on es fa l'esdeveniment, podeu escriure'l a una pissarra o tenir cartells per tota la sala

Exemple: enllaçar els pads al programa.
Sobtec i Fòrum procomuns.

• 
• 
• 

Al Fòrum d'Economies col·laboratives de 2016 es van prendre sistemàticament apunts amb pads dels quals es van extreure propostes. Al Fòrum del 2017 es va tornar a fer estructurant anticipadament la informació a extreure i en cada punt del programa a la web, tant en la seva versió resumida com detallada hi havia un enllaç per prendre "apunts col·laboratius" que facilitava l'accés als assistents.

• 
• 
• 
• 

Al Congrés de sobirania tecnològica (SobTec) dels anys 2017 i 2018 es van prendre sistemàticament apunts amb pads documentats a Teixidora; cada punt del programa a la web tenia també un enllaç als apunts en el pad que facilitava l'accés als assistents

Prendre apunts dinamitzant la col·laboració

• No preneu apunts de manera que ningú hi pugui col·laborar, si algú comença a escriure espereu-vos i completeu només si es deixa coses, intentant no posar-vos a la mateixa línia en que està escrivint.
• Si sou la única persona que està prenent apunts i hi ha altres persones connectades al chat demaneu ajuda o que us rellevin una estona.
• Feu servir el chat també per demanar ajuda en coses concretes, per exemple algú ha captat el nom de l'autor que s'ha mencionat?.
• Si algú està prenent apunts del que es diu dediqueu-vos a altres tasques, com fer buidat a la part inferior del pad.
• Estigueu el cas de si cal rellevar algú o si cal anar-se alternant en paràgrafs per tenir temps de recollir el que es diu (especialment si l'intervinent parla ràpid, si el discurs és dens o si utilitza una llengua que no és nadiua dels qui prenen apunts)
• Utilitzeu altres canals (com les xarxes socials, utilitzant el hashtag de l'esdeveniment) per passar l'enllaç al pad i convidar a la gent a prendre apunts
• No descarteu els no-presencials; si s'està fent streaming poden tenir la concentració adequada per col·laborar a prendre apunts; si només poden seguir l'esdeveniment pels apunts que es prenen al pad poden aportar fent de "bussejadors" o extraient continguts estructurats. Feu servir el chat del pad i altres canals per animar-los a col·laborar.

Preveure la recopilació d'altra documentació

• Poseu-vos d'acord amb la organització per recollir la resta de documentació generada.
• Per les fotografies es pot proposar una categoria a Wikimedia Commons i posar la URL juntament amb la del pad a la pissarra o en cartells. També es poden posar a Archive.org fent servir una etiqueta compartida.
• Per l'enregistrament de vídeo o àudio potser els organitzadors tenen previst penjar-ho a Youtube, Vimeo o altres plataformes audiovisual, pots proposar-los de fer servir també Wikimedia Commons o Archive.org, projectes compromesos amb el coneixement obert.
• Per a les presentacions dels participants assegura't que els organitzadors tenen una manera de recollir-les
  • Sàpigues si les publiquen en alguna web o en alguna plataforma de diapositives com SlideShare.net
  • Proposa'ls de publicar-les a Archive.org amb una etiqueta que les agrupi
• Busca maneres de saber si algú està fent liveblogging, si hi ha mitjans que treuran cròniques de l'esdeveniment o si es publicaran ressenyes en algun lloc web.

---

Després de l'esdeveniment

Fer que el bot extragui continguts del pad

• Revisa que el pad estigui ben estructurat amb etiquetes que el bot pugui extreure, que no hi hagi errors tipogràfics, etc.
  • Repassa el format de les metadades i els resultats (separat per comes, llistes)
  • Repara possibles "destruccions" (esborraments, traduccions parcials, ...)
• Fes passar el bot
  • Ves a la pàgina de l'esdeveniment (o a cada pàgina d'una sessió del mateix si n'hi havia vàries) clica el botó "Accions" i la opció "Modifica"
  • Ves a "Apunts en obert" desplega "Importar amb el bot?" i posa "Sí".
  • Clica el botó "Desa la pàgina"
  • Periòdicament, durant el dia, el bot agafa les pàgines on s'ha marcat importar amb el bot i en copia els continguts al wiki. Les llistes separades per comes o amb llista de punts que estiguin en seccions que corresponen a etiquetes les extreu dels apunts i les posa en els camps corresponents de la plantilla de la pàgina.
  • Quan hagi passat el bot els apunts estaran copiats al wiki i els continguts estructurats passaran a ser valors de propietats semàntiques que permeten fer cerques horitzontals entre pàgines d'esdeveniments a través d'enllaços i també que apareguin continguts en les portades, canals territorials o temàtics.
• Fes passar el bot corrector. Perquè les cerques siguin efectives, cal que les paraules estiguin escrites correctament
  • Ves, de nou, a la pàgina de l'esdeveniment (o a cada pàgina d'una sessió del mateix si n'hi havia vàries) clica el botó "Accions" i la opció "Modifica"
  • Ves a "Apunts en obert" desplega "Corregir automàticament els apunts importats?" i posa "Activar".
  • Revisa les correccions i si cal corregeix-les manualment.
  • Marca com a corregit

Incrustar altra documentació

• Ves a la pàgina de l'esdeveniment clica el botó "Accions" i la opció "Modifica"
• Ves a "Documentació" i afegeix si hi ha presentacions, vídeos i àudios publicats a la web; o fotografies publicades a Wikimedia Commons
• Clica el botó "Desa la pàgina"

Millorar el buidat semàntic

• Ves a la pàgina de l'esdeveniment clica el botó "Accions" i la opció "Modifica"
• Ves a "Buidat continguts" i mira si pots millorar el buidat que dona estructura semàntica als continguts
• Clica el botó "Desa la pàgina"

Per editar una pàgina a Teixidora

• Dóna't d'alta a Teixidora
• Obra la pàgina que vols editar
• Clica el botó "Accions" i després "Modifica" al menú desplegable
• Si és una fitxa omple les caselles del formulari que s'obrirà i després desa el formulari
• Torna a clicar "Accions" i la opció "Refresca"
• Si la pàgina no existeix posa el nom al buscador i després clica l'enllaç vermell per crear-la
• 'Dóna't d'alta a Teixidora
• Obra la pàgina que vols editar
• Clica el botó "Accions" i després "Modifica" al menú desplegable
• Si és una fitxa omple les caselles del formulari que s'obrirà i després desa el formulari
• Torna a clicar "Accions" i la opció "Refresca"
• Si la pàgina no existeix posa el nom al buscador i després clica l'enllaç vermell per crear-la

---